Frais de voyages

Modifications importantes concernant les colloques ayant lieu dès le 1er mars 2015

 L’Académie suisse des sciences humaines et sociales (ASSH) soutient les jeunes chercheurs en Suisse par des subsides de voyage leur permettant de participer activement à des manifestations scientifiques à l’étranger. Cette possibilité a connu ces dernières années une très forte demande. Le nombre de ces demandes a en effet atteint un niveau qui ne permet plus à l’Académie, tant financièrement qu’administrativement, de les gérer de façon optimale. L’ASSH se voit donc amenée à prendre des mesures immédiates visant à une stabilisation des subventions et de la charge administrative.

Pour y parvenir, l’Académie a introduit trois changements principaux dans les conditions d’attribution des subsides aux frais de voyage. Ces modifications entrent en vigueur pour toutes les manifestations qui auront lieu à partir du 1er mars 2015, indépendamment de la date de soumission d’une requête (les requêtes déjà déposées auprès de l’ASSH concernant les manifestations ultérieures au 28 février 2015 seront donc traitées sur la base du nouveau règlement).

1. Introduction de contributions forfaitaires
Deux contributions forfaitaires pourront désormais être demandées, en fonction de la durée du voyage. Pour les destinations qui peuvent être atteintes en moins de cinq heures de vol (Zone 1, Europe et quelques états méditerranéens), une contribution forfaitaire de CHF 500 peut être demandée. La contribution pour des destinations plus lointaines (Zone 2) est de CHF 1’000. L’Académie soutient par ces contributions les coûts de voyage et d’hébergement. Il s’agit d’un crédit-cadre qui ne peut être dépassé. Le montant effectivement alloué sera établi après la présentation et l’examen d’un décompte accompagné de pièces justificatives et indiquant les fonds obtenus auprès de tiers.

2. Subventions aux frais de voyages tous les deux ans
Une demande de subvention ne peut être déposée que pour une manifestation ayant lieu deux ans après une manifestation pour laquelle une précédente demande a été acceptée. Les requérant-e-s ayant reçu l’octroi d’un subside pour une manifestation ayant lieu en 2014, peuvent déposer une demande pour une manifestation ayant lieu en 2016 au plus tôt.

3. Coûts pris en charge
L’ASSH peut prendre en charge les coûts de voyage et d’hébergement. Les coûts liés aux visas et à d’autres préparatifs, aux frais d’alimentation, aux frais d’inscription et aux transports sur le lieu de la manifestation ne sont pas pris en charge.

L’objectif de ces mesures est d’assurer l’octroi de subventions de voyage pour ces prochaines années tout en permettant à l’ASSH d’y consacrer un investissement financier et administratif acceptable. 

Informations

Afin d'encourager la communication et l'échange des résultats scientifiques dans un contexte international, l'ASSH octroie, sur demande justifiée, à la relève scientifique et aux personnes représentant la communauté suisse au sein d'organisations faîtières internationales des subsides pour frais de voyage.

Les conditions générales de subventions sont:

  • La participation active à titre individuel dans le cadre d'une manifestation scientifique à l'étranger (conférence, poster, gestion d'une discussion ou similaire).
  • La représentation de la communauté scientifique suisse (société scientifique, commissions, etc.) dans un cadre international à titre individuel ou au sein d'une délégation.
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Comment déposer une requête auprès de l'ASSH?

Chaque requête doit être accompagnée des documents suivants:

  • Le formulaire des frais de voyage
  • Un budget détaillé et un plan de financement, présentant en particulier l'autofinancement ainsi que les subsides demandés ou obtenus;
  • Un programme du colloque;
  • Des documents prouvant la participation active à la manifestation (confirmation de participation, invitation, etc.);
  • Un curriculum vitae du (de la) requérant(e)
  • Vérifier si le lieu du colloque se trouve dans la zone ou 2 et indiquer le montant forfaitaire correspondant (voir ici pour la répartition des zones)


Les demandes doivent être parvenues à l'ASSH au plus tard deux mois avant le début de la manifestation. Une demande de subvention ne peut être déposée que pour une manifestation ayant lieu deux ans après une manifestation pour laquelle une précédente demande a été acceptée.

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Comment l'ASSH vérifie-t-elle que le délai de deux mois soit tenu ?

 La vérification du délai de soumission de la demande est illustrée à l'aide d'un exemple:

Losqu'une manifestation commence le 15 juin, la requête doit être déposée au plus tard le 15 avril. Déposé veut dire dans ce cas, que nous devons avoir reçu la requête soit par voie postale ou par courrier électronique ce jour-là au plus tard. De plus, cette date doit être un jour ouvrable.

Lorsque le date de soumission tombe sur un jour férié, celle-ci se déplace au jour ouvrable le plus proche avant cette date. Par exemple: lorsqu'un colloque commence le 1er octobre 2014, le délai de soumission se termine en principe le 1er août 2014. Le 1er août étant un jour férié, le premier jour ouvrable le plus proche avant cette date est le jeudi 31 juillet 2014. La requête doit donc arriver à l'ASSH au plus tard le 31 juillet.

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Qui peut adresser une requête à l'ASSH?

Les personnes individuelles, qu'elles soient membres ou non d'une société de l'ASSH, peuvent déposer une demande.

Les doctorant-e-s et post-doctorant-e-s en sciences humaines et sociales sont le groupe cible des subsides alloués à la relève scienitfique, 

Les requérant-e-s doivent accomplir la majorité de leurs activités scientifiques en Suisse. La nationalité, respectivement le domicile du/ de la requérant-e n'entre pas en ligne de compte.

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Que subventionne l'ASSH?

  • Les frais de voyage, en choisissant le moyen de transport le plus économique.
  • Les frais d’hébergement sont exclusivement réservés aux jeunes chercheurs(euses). L'ASSH ne rembourse cependant pas plus de 150 francs par jour. Sont généralement considéré(e)s comme jeunes chercheurs(euses) les requérant(e)s ayant moins de 38 ans révolus au moment de l'enregistrement de leur demande de subvention. Font également partie de la relève scientifique les jeunes chercheurs(euses) assistant(e)s, doctorant(e)s, personnes préparant leur thèse d'habilitation) de plus de 38 ans, en train de suivre une carrière académique, mais ne possédant pas de position assurée au sein du système académique. Un apport raisonnable de fonds propres peut être demandé. Des réductions peuvent être possibles suivant la situation financière.
  • Les coûts liés aux visas et à d’autres préparatifs, aux frais d’alimentation, aux frais d’inscription et aux transports sur le lieu de la manifestation ne sont pas pris en charge.
  • L'ASSH attribue des montants forfaitaires:Pour les destinations qui peuvent être atteintes en moins de cinq heures de vol (Zone 1, Europe et quelques états méditerranéens), une contribution forfaitaire de CHF 500 peut être demandée. La contribution pour des destinations plus lointaines (Zone 2) est de CHF 1’000

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Objets de donnant pas droit à une subvention

Les frais mentionnés ci-dessous ne peuvent pas faire l'objet d'un subside:

  • Frais de voyage pour la participation à des colloques se déroulant en Suisse;
  • Frais de voyage pour des tournées de conférence;
  • Participation à des "Summer Schools" ou formations continues;
  • Frais de voyage liés à des séjours de recherche;
  • Les requérant-e-s n'appartenant pas au groupe cible des subsides alloués pour le remboursement des frais de voyage.
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